Verstöße gegen geltendes Recht und interne Regeln können unser Unternehmen nachhaltig schädigen und u.a. hohe Strafzahlungen und Reputationsschäden nach sich ziehen. Dies wiederrum kann zur Folge haben, dass die wirtschaftliche Situation unseres Unternehmens und damit letztlich auch die Sicherheit unserer Arbeitsplätze gefährdet wird.

Bitte melden Sie konkrete Hinweise auf vermutete Verstöße gegen geltende Gesetze, den ZEISS Verhaltenskodex oder andere interne Regelungen im Zusammenhang mit Geschäftstätigkeiten oder Mitarbeitenden von ZEISS. Von besonderer Relevanz sind Vorgänge, die auf eine strafbare Handlung (z. B. Diebstahl, Betrug, Untreue, Bestechung, Umweltstraftaten, Verletzung von Geschäftsgeheimnissen etc.) oder auf einen vorsätzlichen, systematischen Verstoß gegen geltende Regeln hindeuten (z. B. die dauerhafte Nichteinhaltung von Sicherheitsstandards).

Auch ein vermutetes Fehlverhalten von Geschäftspartnern, das im Zusammenhang mit dessen Tätigkeit für ZEISS steht, kann gemeldet werden (z. B. Verletzungen von oder Risiken bezüglich Menschen- und Umweltrechten in der Lieferkette).

Die eingegangenen Meldungen werden unserem Team bei Corporate Compliance (d.h. Head of Corporate Compliance, Corporate Compliance Officer und Senior Corporate Compliance Officer) zur Verfügung gestellt.

Das Vorgehen nach Eingang einer Meldung ist wie folgt:

1. Der Eingang der Meldung wird Ihnen spätestens nach 7 Tagen bestätigt, sofern Sie Ihre Kontaktdaten angegeben oder uns über die ZEISS Integrity Line kontaktiert haben.
2. Corporate Compliance nimmt eine Erstbeurteilung Ihrer Meldung vor.
3. Falls zusätzliche Informationen benötigt werden oder Fragen bestehen, nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf. Dies erfolgt bei Angabe Ihrer Kontaktdaten direkt, bei anonymen Meldungen über das sichere Postfach der ZEISS Integrity Line, für welches Sie sich bei anonymen Meldungen die Zugangsdaten notieren und sich regelmäßig einloggen können.
4. Die Meldung wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben vertraulich an die zuständige Fachabteilung (z.B. Personal, Datenschutz, Sicherheit, Recht, Einkauf, Menschenrechtsbeauftragter etc.) weitergeleitet. Dort erfolgt die weitere Untersuchung des Sachverhalts sowie gegebenenfalls die Einleitung von Maßnahmen.
   
5. Je nach Komplexität und Aufklärbarkeit des Sachverhalts, kann die Untersuchung der Hinweise einige Zeit in Anspruch nehmen. Wir werden Sie spätestens drei Monate nach Meldungseingang über das Untersuchungsergebnis oder zumindest den aktuellen Stand zu informieren.

Ja, über die ZEISS Integrity Line können Sie uns – wahlweise unter Angabe Ihrer Identität oder anonym – Hinweise zukommen lassen. Für die Erstbeurteilung der Meldung und mögliche Folgefragen ist es meist einfacher, wenn uns Ihre Identität bekannt ist und wir direkt auf Sie zukommen können.

Falls Sie sich dennoch für eine anonyme Meldung entscheiden, ist es für die Bearbeitung des Hinweises wichtig, dass wir Sie für weitere Fragen über das ZEISS Integrity Line-Postfach kontaktieren können. Bitte prüfen Sie daher regelmäßig Ihr Postfach. Die Zugangsdaten erhalten Sie nach Abgabe einer Meldung.

Wir sichern Ihnen die vertrauliche Handhabung des Hinweises zu, unabhängig davon, ob Sie ihre Identität offenlegen oder anonym bleiben möchten.
Um die Vertraulichkeit zu gewährleisten ist es wichtig, dass auch Sie vertraulich mit den bereitgestellten Informationen umgehen.

Die beschuldigte Person erhält Gelegenheit zur Stellungnahme und kann auf Wunsch eine Vertrauensperson (z. B. betriebliche Interessenvertretung, Rechtsanwalt) hinzuziehen.

Solange ein Verstoß nicht nachgewiesen ist, gilt die Unschuldsvermutung. Belastende wie entlastende Tatsachen werden gleichermaßen in die Untersuchung einbezogen. Wir legen stets Wert auf Fairness – sowohl im Umgang mit Hinweisgebenden als auch mit Mitarbeitenden sowie Geschäftspartnern, die von einem Vorwurf betroffen sind. Für jeden Einzelfall wird geprüft, welche Konsequenzen geeignet, erforderlich und angemessen sind.

Wir tolerieren keine Benachteiligungen oder Sanktionen gegen Hinweisgebende, die in gutem Glauben auf einen möglichen Verstoß gegen geltendes Recht oder interne Regelungen hingewiesen haben. Wichtig ist, dass Sie zum Zeitpunkt der Meldung der Auffassung sind, dass deren Inhalt wahr ist und dass Sie die Meldung nicht in missbräuchlicher Absicht abgeben. Es wird nicht von Ihnen erwartet, dass Sie den Sachverhalt selbst aufklären – das übernehmen wir. Auch wenn im Rahmen der Untersuchung kein Verstoß festgestellt werden kann, haben Sie keine negativen Konsequenzen zu befürchten.
Dies gilt allerdings nicht für bösgläubige Anschuldigungen, also Hinweise, die erkennbar falsch sind.

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Compliance-Meldungen finden Sie hier.

Darüberhinausgehende datenschutzrechtliche Anliegen adressieren Sie bitte direkt den ZEISS Konzerndatenschutz: dataprivacy@zeiss.com.