Les violations de la législation en vigueur et de nos règles internes peuvent causer de graves préjudices à notre entreprise, et notamment entraîner des amendes élevées ou nuire à notre réputation. La situation économique de notre entreprise et donc la sécurité de nos emplois, pourraient être mis en péril.

Veuillez signaler les renseignements spécifiques relatifs à d'éventuelles violations des lois, de notre Code de conduite ou de nos règles internes en rapport avec les activités commerciales des collaborateurs de ZEISS. Sont particulièrement pertinents les faits qui indiquent un acte criminel (par exemple : vol, fraude, détournement de fonds, corruption, crimes environnementaux, violation de secrets commerciaux) ou une violation délibérée et systématique des règles applicables (par exemple : non-conformité permanente aux normes de sécurité).

Il est aussi possible de signaler tout écart de conduite de partenaires commerciaux en rapport avec leurs activités pour le compte de ZEISS (par exemple les violations des droits de l'homme et de l'environnement ou les risques liés à ces droits dans la chaîne d'approvisionnement).

Les alertes reçues sont envoyées à notre équipe de conformité d'entreprise (Directeur de la conformité de l'entreprise, responsable de la conformité de l'entreprise et gestionnaire principal de la conformité de l'entreprise).

Une fois l'alerte reçue, elle suit cette procédure :

1. Si vous avez communiqué vos coordonnées ou que vous avez utilisé le système d'alerte ZEISS Integrity Line, vous recevrez une confirmation de réception de l'alerte au plus tard dans les 7 jours.
2. Le département de conformité d'entreprise procèdera alors à une première évaluation de votre alerte.
3. Si des informations complémentaires sont nécessaires, nous vous contacterons. Ce contact sera direct si vous fournissez vos coordonnées ou il aura lieu par l'intermédiaire de la boîte aux lettres sécurisée du système ZEISS Integrity Line. Dès lors, veuillez noter et conserver les données d'accès, ainsi que vous y connecter régulièrement si vous avez envoyé une alerte anonyme.
4. Le rapport est transmis de manière confidentielle au service compétent (par ex. personnel, protection des données, sécurité, droit, achats, responsable des droits de l'homme, etc. Celui-ci procède à une enquête plus approfondie sur les faits et, le cas échéant, prend les mesures qui s'imposent.
   
5. En fonction de la complexité et de la clarté des faits, l'enquête peut demander un certain temps. Nous vous informerons des résultats de l'enquête, ou au moins de son état d'avancement, au plus tard trois mois après avoir reçu l'alerte.

Oui, vous pouvez nous envoyer des renseignements via le système ZEISS Integrity Line en nous révélant votre identité ou en conservant l'anonymat. Dans le cadre de la première évaluation de l'alerte et des éventuelles questions de suivi, il est généralement plus simple de connaître votre identité pour vous contacter directement.

Si vous choisissez de transmettre votre alerte de manière anonyme, il est crucial, à des fins de traitement, que nous puissions vous contacter, en cas de questions, via la boîte de réception du système ZEISS Integrity Line. À cet effet, nous vous prions de vérifier régulièrement votre boîte de réception. Vous recevrez vos données d'accès après avoir transmis votre alerte.

Nous vous garantissons que votre alerte sera traitée de manière confidentielle dans tous les cas, que vous choisissiez de nous révéler votre identité ou de rester anonyme.
Pour garantir la confidentialité, il est primordial que vous traitiez aussi les informations fournies de manière confidentielle.

Si une personne est identifiée comme ayant commis une violation potentielle, elle pourrai faire une déclaration et, si elle le souhaite, consulter une personne de confiance (l'organe représentatif de l'entreprise, un avocat indépendant...).

Tant qu'une violation n'a pas été avérée, la présomption d'innocence prévaut. Les faits à charge et à décharge sont inclus dans l'enquête à parts égales. Nous accordons toujours de l'importance à l'équité, tant dans nos relations avec les informateurs qu'avec les collaborateurs et les partenaires commerciaux concernés par une allégation. Pour chaque cas, nous réfléchissons aux conséquences appropriées, nécessaires et adéquates.

Il n'y a pas de représailles, de discrimination ou de sanctions à l'encontre des informateurs qui signalent de bonne foi une éventuelle violation de la loi ou des règlements internes. Il est crucial que vous soyez convaincu, au moment de nous transmettre l'alerte, de la véracité de son contenu. Il est également crucial de ne pas formuler une déclaration dans une intention illégitime. Nous n'attendons pas de vous que vous meniez l'enquête. Cette étape relève de notre responsabilité. Si l'enquête ne devait pas aboutir, ne craignez aucune retombée négative.
Toutefois, cette remarque ne concerne pas les allégations de mauvaise foi, c'est-à-dire aux signalements manifestement faux, soumis avec une intention malveillante.

Les informations sur le traitement de vos données à caractère personnel dans les avis de conformité se trouvent ici.

Pour toute demande relative à la protection des données, veuillez vous adresser directement au département de confidentialité du Groupe ZEISS à : dataprivacy@zeiss.com.