Brudd på gjeldende lover og interne regler kan forårsake varig skade for selskapet vårt og resultere i høye bøter og skade på omdømmet, blant annet. Dette kan i sin tur utgjøre en risiko for den økonomiske situasjonen til selskapet og i siste instans jobbsikkerheten vår.

Rapporter spesifikke indikasjoner på mulige brudd på gjeldende lover, ZEISS sine retningslinjer for forretningsførsel eller andre interne forskrifter i forbindelse med ZEISS sine forretningsaktiviteter eller ansatte. Spesielt relevante er hendelser som indikerer en forbrytelse (f.eks. tyveri, svindel, underslag, bestikkelse, miljøforbrytelser, brudd på forretningshemmeligheter) eller bevisst, systematisk brudd på gjeldende regler (f.eks. permanent manglende samsvar med sikkerhetstandarder).

Mulige overtredelser hos forretningspartnere i forbindelse med aktiviteter for ZEISS kan også rapporteres (f.eks. brudd på eller risikoer knyttet til menneske- og miljørettigheter i leverandørkjeden).

Rapporten videresendes konfidensielt til den relevante avdelingen (f.eks. personalavdelingen, personvern, sikkerhet, juridisk avdeling, innkjøpsavdelingen, menneskerettighetsansvarlig osv. Der vil fakta bli undersøkt nærmere, og om nødvendig vil det bli iverksatt tiltak.Rapportene som mottas, gjøres tilgjengelige for teamet vårt hos Corporate Compliance (dvs. Chief Compliance Officer, Head of Corporate Compliance og Corporate Compliance Officer).

Prosedyren etter mottak av en rapport er som følger:

1. Du vil få bekreftelse på at rapporten er rapportert senest etter sju dager, forutsatt at du har gitt oss kontaktinformasjonen din eller kontaktet oss via ZEISS Integrity Line.
2. Corporate Compliance vil gjøre en innledende vurdering av rapporten din.
3. Hvis det er behov for ytterligere informasjon eller det oppstår spørsmål, vil vi kontakte deg. Dette vil bli gjort direkte hvis du gir oss kontaktinformasjonen din eller via den sikre postboksen til ZEISS Integrity Line, der du kan notere ned tilgangsdataene og logge deg på regelmessig i tilfelle anonyme rapporter.
4. Etter at varsleren har gitt sitt samtykke, videresendes rapporten til den relevante avdelingen (f.eks. personalavdelingen, databeskyttelse, sikkerhet, juridisk avdeling, innkjøpsavdelingen, menneskerettighetsansvarlig osv.). Der blir sakens fakta undersøkt nærmere og tiltak iverksatt.
   
5. Avhengig av hvor komplekst og klart saksforholdet er kan granskingen av informasjonen ta noe tid. Vi vil informere deg om resultatene av granskingen eller i det minste den aktuelle statusen senest tre måneder etter mottak av rapporten.

Ja, du kan sende oss informasjon via ZEISS Integrity Line – enten ved å oppgi identiteten din eller anonymt. For den innledende vurderingen av rapporten og mulige oppfølgingsspørsmål er det vanligvis enklere hvis vi kjenner til identiteten din og kan kontakte deg direkte.

Hvis du velger å sende inn en rapport anonymt, er det viktig for behandlingen av rapporten at vi kan kontakte deg via ZEISS Integrity Line-postboksen hvis vi har ytterligere spørsmål. Sjekk derfor postboksen regelmessig. Du vil motta tilgangsdataene etter at du har sendt inn en rapport.

Vi forsikrer deg om at rapporten vil bli behandlet konfidensielt uansett om du ønsker å oppgi identiteten din eller forbli anonym.
For å sikre konfidensielt er det viktig at du også håndterer informasjonen du har gitt, konfidensielt.

Hvis det er identifisert at en enkeltperson har begått en potensiell overtredelse, vil den personen bli gitt muligheten til å gi en erklæring, og kan, hvis han eller hun ønsker det, rådføre seg med en person de har tillit til (f.eks. representasjonsorgan i selskapet, uavhengig advokat).

Så lenge et brudd ikke er bevist, antas man å være uskyldig. Både fakta som indikerer skyld og uskyld inkluderes i granskingen i like monn. Vi legger alltid vekt på rettferdighet – både i kontakt med varslere og med ansatte og forretningspartnere som er utsatt for en beskyldning. For hvert individuelt tilfelle undersøker vi hvilke konsekvenser som er egnet, nødvendige og passende.

Det er ingen gjengjeldelse, diskriminering eller sanksjoner mot varslere som i god tro rapporterer et mulig brudd på gjeldende lover eller interne forskrifter. Det er viktig at du tror ved tidspunktet for rapporten at innholdet er sant, og at du ikke rapporterer med urettmessig hensikt. Du forventes ikke å granske faktaene selv – vi vil gjøre det. Selv om det ikke kan fastslås et brudd under granskingen, trenger du ikke frykte negative konsekvenser.
Dette gjelder imidlertid ikke for ondsinnede beskyldninger, dvs. rapporter som er påviselig feilaktige og sendt inn med ondsinnet hensikt.

Du finner informasjon om behandlingen av personopplysningene dine i samsvarsvarsler her.

Du kan ta opp eventuelle ytterligere bekymringer om personvern direkte med ZEISS Group Privacy: dataprivacy@zeiss.com.