Naruszenia obowiązujących przepisów prawa i zasad wewnętrznych mogą spowodować trwałe szkody dla naszej firmy i skutkować m.in. wysokimi karami pieniężnymi oraz utratą reputacji. To z kolei może zagrozić ekonomicznej kondycji naszej firmy i w rezultacie bezpieczeństwu miejsc pracy.

Proszę zgłaszać konkretne oznaki możliwych naruszeń obowiązujących praw, Kodeksu postępowania ZEISS lub innych wewnętrznych przepisów związanych z działaniami biznesowymi lub pracownikami firmy ZEISS. Szczególnie istotne są incydenty wskazujące na czyn zabroniony (np. kradzież, oszustwo, defraudacja, przekupstwo, przestępstwa przeciwko środowisku, naruszenie tajemnicy handlowej) lub celowe, systematyczne naruszanie obowiązujących zasad (np. stałe nieprzestrzeganie standardów bezpieczeństwa).

Można zgłaszać również niewłaściwe postępowanie partnerów biznesowych związane z ich działaniami na rzecz ZEISS (np. naruszenia lub zagrożenia związane z prawami człowieka i prawami środowiskowymi w łańcuchu dostaw).

Otrzymane zgłoszenia są udostępniane naszemu zespołowi w Dziale ds. zgodności z przepisami (tj. Head of Corporate Compliance, Corporate Compliance Officer, Senior Corporate Compliance Manager).

Procedura po otrzymaniu zgłoszenia jest następująca:

1. Odbiór zgłoszenia zostanie potwierdzony najpóźniej po 7 dniach, o ile podano dane kontaktowe lub skontaktowano się z nami za pośrednictwem ZEISS Integrity Line.
2. Dział ds. zgodności dokona wstępnej oceny zgłoszenia.
3. Jeśli będą wymagane dodatkowe informacje lub pojawią się pytania, skontaktujemy się z Tobą. Jeśli zostawisz dane kontaktowe, skontaktujemy się z Tobą bezpośrednio lub za pośrednictwem zabezpieczonej skrzynki pocztowej ZEISS Integrity Line, której dane dostępowe możesz zanotować i logować się regularnie w razie anonimowych zgłoszeń.
4. Zgłoszenie jest przekazywane w sposób poufny do odpowiedniego działu (np. działu kadr, ochrony danych, bezpieczeństwa, prawnego, zakupów, pełnomocnika ds. praw człowieka itp. Tam fakty zostaną poddane dalszemu badaniu i, w razie potrzeby, podjęte zostaną odpowiednie kroki.
   
5. W zależności od złożoności i jasności danej sprawy sprawdzanie tych informacji może trochę potrwać. Poinformujemy Cię o wynikach dochodzenia lub przynajmniej o aktualnym statusie sprawy nie później niż trzy miesiące po otrzymaniu zgłoszenia.

Tak, możesz przesyłać nam informacje za pośrednictwem systemu ZEISS Integrity Line – podając swoją tożsamość lub anonimowo. W celu wstępnej oceny zgłoszenia i możliwych dodatkowych pytań zazwyczaj łatwiej jest, jeśli znamy Twoją tożsamość i możemy skontaktować się z Tobą bezpośrednio.

Jeśli zdecydujesz się złożyć zgłoszenie anonimowo, w celu przetworzenia go ważne jest, abyśmy mogli skontaktować się z Tobą w razie dalszych pytań za pośrednictwem skrzynki pocztowej ZEISS Integrity Line. Dlatego sprawdzaj swoją skrzynkę regularnie. Otrzymasz dane dostępowe po złożeniu zgłoszenia.

Zapewniamy, że zgłoszenie będzie traktowane poufnie, niezależnie od tego, czy chcesz ujawnić swoją tożsamość, czy zachować anonimowość.
Aby zapewnić poufność, ważne jest poufne obchodzenie się z uzyskanymi informacjami również przez Ciebie.

W przypadku stwierdzenia, że dana osoba dopuściła się potencjalnego naruszenia, otrzyma ona możliwość złożenia oświadczenia i, jeśli zechce, może skonsultować się z zaufaną osobą (np. organ przedstawicielski firmy, niezależny prawnik).

Dopóki nie udowodni się naruszenia, obowiązuje zasada domniemania niewinności. W śledztwie uwzględnia się w równym stopniu fakty zarówno obciążające, jak i świadczące o niewinności. Zawsze przywiązujemy wagę do uczciwości – zarówno w kontaktach z sygnalistami, jak i z pracownikami i partnerami biznesowymi, których dotyczy zarzut. W każdym indywidualnym przypadku rozpatrujemy, jakie konsekwencje są odpowiednie, konieczne i właściwe.

Wobec sygnalistów, którzy w dobrej wierze zgłaszają możliwe naruszenie obowiązującego prawa lub przepisów wewnętrznych, nie są stosowane żadne działania odwetowe, dyskryminujące ani kary. Ważne jest, abyś w momencie dokonywania zgłoszenia wierzył(a), że jego treść jest prawdziwa i że nie dokonujesz zgłoszenia z niewłaściwą intencją. Nie oczekuje się od Ciebie samodzielnego badania faktów – zrobimy to za Ciebie. Nawet jeśli podczas dochodzenia nie stwierdzi się naruszenia, nie musisz obawiać się żadnych negatywnych konsekwencji.
Nie dotyczy to jednak zarzutów dokonanych w złej wierze, czyli zgłoszeń ewidentnie fałszywych i składanych w niewłaściwych intencjach.

Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w uwagach dot. zgodności można znaleźć tutaj.

Wszelkie obawy dotyczące ochrony danych proszę kierować do Działu ds. ochrony danych osobowych Grupy: dataprivacy@zeiss.com.