Încălcările legislației aplicabile și ale normelor interne pot cauza daune de durată companiei noastre și pot avea ca rezultat, printre altele, amenzi mari și prejudicii de reputație. Acest lucru, la rândul său, poate pune în pericol situația economică a companiei noastre și, în cele din urmă, siguranța locurilor noastre de muncă.

Vă rugăm să raportați suspiciuni concrete legate de posibile încălcări ale legilor aplicabile, ale Codului ZEISS de conduită sau ale altor reglementări interne în legătură cu activitățile comerciale sau cu angajații ZEISS. Au o relevanță deosebită evenimentele care indică un act criminal (de exemplu, furt, fraudă, deturnare de fonduri, mită, infracțiuni împotriva mediului, încălcarea secretelor comerciale) sau o încălcare deliberată și sistematică a normelor aplicabile (de exemplu, nerespectarea permanentă a standardelor de siguranță).

De asemenea, pot fi raportate posibilele conduite necorespunzătoare ale partenerilor de afaceri în legătură cu activitățile lor pentru ZEISS (de exemplu, încălcări sau riscuri legate de drepturile omului și de mediu în lanțul de aprovizionare).

Rapoartele primite sunt puse la dispoziția echipei noastre de la Departamentul de conformitate corporativă (adică Directorul de conformitate, Șeful departamentului de conformitate corporativă și Responsabilul de conformitate corporativă).

Procedura după primirea unui raport este următoarea:

1. Primirea raportului vă va fi confirmată după cel mult 7 zile, cu condiția să fi furnizat datele de contact sau să ne fi contactat prin intermediul ZEISS Integrity Line.
2. Departamentul de Conformitate corporativă va face o evaluare inițială a raportului dvs.
3. Dacă sunt necesare informații suplimentare sau dacă apar întrebări, vă vom contacta. Acest lucru se va face direct, dacă vă furnizați datele de contact sau prin intermediul căsuței de e-mail securizate a ZEISS Integrity Line, pentru care puteți nota datele de acces și vă puteți conecta în mod regulat în cazul rapoartelor anonime.
4. Raportul este transmis în mod confidențial departamentului relevant (de exemplu, Resurse umane, Protecția datelor, Securitate, Juridic, Achiziții, Responsabilul cu drepturile omului etc.), ținând cont de cerințele legale. Acolo, faptele vor fi investigate în continuare și, dacă este necesar, vor fi inițiate măsuri.
   
5. În funcție de complexitatea și de claritatea problemei, investigarea informațiilor poate dura ceva timp. Vă vom informa cu privire la rezultatele investigației sau, cel puțin, cu privire la situația curentă, în termen de cel mult trei luni de la primirea raportului.

Da, puteți să ne trimiteți informații prin intermediul ZEISS Integrity Line – fie prin declararea identității dvs., fie în mod anonim. Pentru evaluarea inițială a raportului și pentru eventualele întrebări ulterioare, este de obicei mai ușor să vă cunoaștem identitatea și să vă putem contacta direct.

Dacă decideți să trimiteți un raport în mod anonim, este important pentru procesarea raportului să vă putem contacta în cazul unor întrebări suplimentare prin intermediul căsuței de e-mail din cadrul ZEISS Integrity Line. Prin urmare, vă rugăm să vă verificați în mod regulat e-mailul. Veți primi datele de acces după trimiterea unui raport.

Vă asigurăm că raportul va fi tratat în mod confidențial, indiferent dacă doriți să vă dezvăluiți identitatea sau să rămâneți anonim.
Pentru a asigura confidențialitatea, este important ca și dvs. să tratați informațiile furnizate ca fiind confidențiale.

În cazul în care o persoană este identificată ca fiind cea care a comis o potențială încălcare, persoana respectivă va avea posibilitatea de a face o declarație, iar dacă dorește, poate consulta o persoană de încredere (de exemplu, organul reprezentativ al companiei, un avocat independent).

Atâta timp cât nu a fost dovedită o încălcare, se aplică prezumția de nevinovăție. Atât faptele incriminatoare, cât și cele disculpatoare sunt incluse în egală măsură în investigație. Întotdeauna acordăm importanță corectitudinii - atât în relațiile noastre cu denunțătorii, cât și cu angajații și cu partenerii de afaceri afectați de o presupusă infracțiune. Pentru fiecare caz în parte, analizăm ce consecințe sunt adecvate, necesare și corespunzătoare.

Nu există represalii, discriminare sau sancțiuni împotriva avertizorilor de integritate care raportează cu bună credință o posibilă încălcare a legislației aplicabile sau a regulamentelor interne. Este important ca în momentul în care faceți raportul, să credeți că acesta este adevărat și să nu îl faceți cu intenții necorespunzătoare. Nu trebuie să investigați singuri faptele - noi vom face acest lucru. Chiar dacă în timpul investigației nu se poate constata nicio încălcare, nu trebuie să vă temeți de nicio consecință negativă.
Cu toate acestea, acest lucru nu se aplică în cazul acuzațiilor de rea-credință, adică în cazul rapoartelor care sunt în mod evident false, prezentate cu rea intenție.

Informații privind prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în notificările de conformitate pot fi găsite aici.

Vă rugăm să vă adresați orice alte întrebări legate de protecția datelor direct la Departamentul de confidențialitate al Grupului ZEISS: dataprivacy@zeiss.com.