Sovellettavan lain tai sisäisten määräysten loukkaukset voivat aiheuttaa pitkäaikaista vahinkoa yhtiöllemme, kuten mittavia sakkoja ja maineen menetystä. Se taas voi vaarantaa yhtiömme taloudellisen aseman ja lopulta työpaikkamme.

Ilmoita ZEISSin liiketoimintaan tai työntekijöihin liittyvien sovellettavien lakien, ZEISSin toimintaohjeiden tai muiden sisäisten määräysten loukkausten yksittäisistä ilmentymistä. Erityisen tärkeitä ovat tapahtumat, joihin liittyy rikollista toimintaa, (kuten varkaudet, petokset, kavallukset, lahjonta, ympäristörikokset, kauppasalaisuuksien loukkaukset) sekä tahallinen ja järjestelmällinen sovellettavien määräysten rikkominen (kuten jatkuva turvallisuusmääräysten noudattamatta jättäminen).

Järjestelmään voi ilmoittaa myös liikekumppanin mahdollisista rikkomuksista liiketoiminnassaan ZEISSin kanssa (esimerkiksi ihmisoikeuksien loukkauksista tai ympäristörikkomuksista toimitusketjussa).

Ilmoitukset välitetään yhtiön vaatimustenmukaisuutta valvovalle osastolle (kyseisen osaston johtajalle, konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle johtajalle ja konsernin vaatimustenmukaisuudesta vastaavalle virkailijalle).

Ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen menettely jatkuu seuraavasti:

1. Saat vahvistuksen ilmoituksen vastaanottamisesta viimeistään 7 päivän kuluttua, jos olet antanut yhteystietosi tai ottanut yhteyttä ZEISS Integrity Line -järjestelmän kautta.
2. Yhtiön vaatimustenmukaisuudesta vastaava osasto tekee alustavan arvion ilmoituksestasi.
3. Me otamme yhteyttä sinuun, jos tarvitsemme lisätietoja tai meillä on kysyttävää. Otamme yhteyttä suoraan sinuun, jos olet antanut yhteystietosi, tai suojatun ZEISS Integrity Line -viestipalvelun kautta. Voit luoda sinne kirjautumistiedot ja kirjautua sisään säännöllisesti, jos haluat tehdä ilmoituksen nimettömästi.
4. Raportti toimitetaan luottamuksellisesti asianomaiselle osastolle (esim. henkilöstöhallinto, tietosuoja, turvallisuus, lakiasiat, ostot, ihmisoikeusvastaava jne.) ottaen huomioon oikeudelliset vaatimukset. Siellä asiat tutkitaan tarkemmin ja tarvittaessa ryhdytään toimenpiteisiin.
   
5. Tapauksen laajuudesta ja selkeydestä riippuen tietojen tutkiminen voi kestää jonkin aikaa. Me ilmoitamme sinulle tutkimuksen tuloksista tai tutkimuksen tilasta kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.

Voit lähettää ilmoituksen nimettömästi ZEISS Integrity Line -järjestelmän kautta joko nimettömästi tai ilmoittamalla henkilöllisyytesi. Ilmoituksen alustavan arvioinnin ja mahdollisten lisäkysymysten kannalta on yleensä helpompaa, jos tiedämme henkilöllisyytesi ja voimme ottaa sinuun yhteyttä suoraan.

Jos päätät tehdä ilmoituksen nimettömästi, ilmoituksen käsittelyn kannalta on tärkeää, että voimme ottaa yhteyttä sinuun ZEISS Integrity Line -järjestelmän kautta, jos meillä on kysyttävää. Tarkista siis viestisi säännöllisesti. Saat kirjautumistiedot ilmoituksen lähettämisen jälkeen.

Takaamme, että ilmoitustasi käsitellään luottamuksellisesti riippumatta siitä, haluatko kertoa henkilöllisyytesi vai pysyä nimettömänä.
Luottamuksellisuuden varmistamiseksi on tärkeää, että myös sinä käsittelet annettuja tietoja luottamuksellisesti.

Jos henkilön todetaan syyllistyneen mahdolliseen rikkomukseen, kyseiselle henkilölle annetaan mahdollisuus antaa lausunto ja hänen pyynnöstään mahdollisuus keskustella luotetun henkilön kanssa (esimerkiksi yhtiön edustajan tai itsenäisen lakimiehen kanssa).

Henkilön oletetaan olevan syytön niin kauan kun rikkomusta ei ole todistettu. Syyllisyyteen ja syyttömyyteen viittaavat tosiasiat huomioidaan tutkimuksessa samassa määrin. Me korostamme aina oikeudenmukaisuuden periaatetta – niin ilmoittajien kuin ilmoituksen kohteena olevien työntekijöiden ja liikekumppaneiden kanssa. Tarkastelemme kussakin tapauksessa, mitkä seuraukset ovat sopivia, tarvittavia ja asianmukaisia.

Hyvässä tarkoituksessa mahdollisesta sovellettavan lain tai sisäisten määräysten loukkauksesta ilmoituksen tekevään ilmoittajaan ei kohdisteta kostotoimia, syrjintää tai rangaistuksia. On tärkeää, että ilmoittamishetkellä uskot, että sen sisältö pitää paikkansa etkä tee ilmoitusta asiattomassa tarkoituksessa. Sinun ei odoteta tutkivan tapausta itse – se on meidän työmme. Vaikka tutkimuksessa ei ilmenisi rikkomusta, sinun ei tarvitse pelätä kielteisiä seurauksia.
Tämä ei kuitenkaan koske pahassa tarkoituksessa tehtyjä syytöksiä, eli ilmoituksia, jotka ovat ilmeisen valheellisia ja tehty pahantahtoisesti.

Voit lukea henkilötietojesi käsittelystä vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ilmoitusten käsittelyssä tästä.

Jos sinulla on muita kysymyksiä liittyen suoraan ZEISS-konsernin tietosuojaan, ota yhteyttä osoitteeseen: dataprivacy@zeiss.com.